Grew Studio

    KI-Automatisierung

    Onlineshop mit DATEV und Co. verbinden

    Bestellungen und Kunden aus Shopify, WooCommerce oder Shopware werden in Ihr Buchhaltungsprogramm übernommen. Sie geben sie nur frei.

    Kurzes Gespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.

    Für wen

    Für Betreiber eines Onlineshops auf Shopify, WooCommerce oder Shopware, die in DATEV, Lexware Office, sevDesk oder BMD (Österreich) buchen und die Daten aus den Bestellungen heute von Hand übertragen. Sie wechseln weder Shop noch Buchhaltung.

    Woran es hakt

    • Sie sehen die Bestellung im Shop-Backend und tippen sie dann noch einmal in die Buchhaltung.
    • Kundendaten wie Adresse, USt-IdNr. und Rechnungsanschrift übertragen Sie von einem Programm ins andere.
    • Bestell- und Zahlungsstatus verfolgen Sie in zwei Programmen gleichzeitig.

    So funktioniert es

    1. 1

      Neue Bestellung.

      Der Shop meldet die Bestellung, oder wir lesen neue Bestellungen regelmäßig über die Schnittstelle des Shops aus.

    2. 2

      Buchung vorbereiten.

      Aus der Bestellung bereiten wir Kunde, Positionen und Zahlung in dem Format vor, das Ihr Buchhaltungsprogramm annimmt.

    3. 3

      Prüfung durch Sie.

      Sie geben den Beleg vor der Buchung frei. Beträge und Umsatzsteuer rechnet Code, nicht KI.

    4. 4

      Übergabe an die Buchhaltung.

      Kunde und Beleg gehen in DATEV, Lexware Office, sevDesk oder bei Bedarf in BMD ein.

    Was bei Ihnen bleibt

    • Sie geben Belege frei, bevor sie gebucht werden.
    • Sie bestimmen, wer auf die Systeme zugreift. Die Daten bleiben in Ihren Systemen.
    • Buchhalterische Entscheidungen bleiben bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung.

    Aus welchen Shops wir lesen

    • Shopify: Die GraphQL Admin API ist die Schnittstelle für Apps und Integrationen, die den Shop-Admin erweitern. Der Zugriff läuft über ein Zugriffstoken, das Berechtigungen (Scopes) festlegt.
    • WooCommerce: Die REST API stellt unter anderem Bestellungen und Kunden bereit, jeweils mit Auflisten und Anlegen. Der Zugriff läuft über einen Consumer Key und ein Consumer Secret aus den WooCommerce-Einstellungen. Die Dokumentation beschreibt außerdem Webhooks.
    • Shopware: Die Admin API deckt Bestellungen, Kunden, Produkte und weitere Entitäten ab. Der Zugriff läuft über eine Integration, die Sie im Admin anlegen und die Zugangsdaten für eine Anmeldung per OAuth liefert.

    Quelle: Shopify – GraphQL Admin API, WooCommerce – REST API, Shopware – Admin API und Integrationen

    Wohin wir übergeben

    Beide Seiten haben dokumentierte Schnittstellen, daher können wir die Verbindung nach Maß bauen. Fertige Konnektoren „einschalten und läuft“ zwischen zwei bestimmten Programmen haben wir nicht geprüft und behaupten wir nicht.

    • DATEV: Das DATEV Developer Portal listet API-Produkte, zum Beispiel für die Übertragung digitaler Belege an die Steuerberatung und für den Import von Dateien im EXTF-Format. Für den Zugang ist ein Abonnement im Developer Portal nötig. Welcher Weg bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch.
    • Lexware Office (früher lexoffice): Die öffentliche API umfasst unter anderem Rechnungen, Kontakte, Belege samt Datei-Upload und Event Subscriptions (Webhooks). Der Zugriff läuft über einen API-Schlüssel. Pro Client sind bis zu 2 Anfragen pro Sekunde erlaubt.
    • sevDesk: Die API deckt unter anderem Belege, Rechnungen und Kontakte ab. Der Zugriff läuft über einen API-Token.
    • BMD (Österreich): Für NTCS lassen sich Buchungen aus Quellsystemen wie Webshops als Datei aufbereiten und importieren. Das Format gibt BMD vor.

    Quelle: Lexware Office – Public API, sevDesk – API, DATEV Developer Portal – API-Produkte, BMD – Buchungsimport in NTCS

    Was Sie bereithalten sollten

    • Shop: ein Zugang mit Berechtigung für Bestellungen und Kunden (Zugriffstoken bei Shopify, API-Schlüssel bei WooCommerce, Integration bei Shopware).
    • Lexware Office: ein API-Schlüssel aus Ihrem Konto.
    • sevDesk: ein API-Token aus Ihrem Konto.
    • DATEV: Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung, denn sie verwaltet Ihre DATEV-Daten.
    • BMD: Rücksprache mit Ihrer Steuerberatung zu Importformat und Konten.
    Umsatzsteuer bei Verkäufen in andere EU-Länder und die Kontierung entscheiden Sie mit Ihrer Steuerberatung. Das nehmen wir Ihnen nicht ab.

    Quelle: Shopify – GraphQL Admin API, WooCommerce – REST API, Shopware – Admin API und Integrationen, Lexware Office – Public API, sevDesk – API, DATEV Developer Portal – API-Produkte

    Häufige Fragen

    01Muss ich mein Buchhaltungsprogramm oder meinen Shop wechseln?
    Nein. Wir binden uns an die Programme an, die Sie schon nutzen.
    02Lässt sich ein Onlineshop mit DATEV verbinden?
    Ja, über die Schnittstellen aus dem DATEV Developer Portal oder über Dateien. Welcher Weg bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch, auch mit Ihrer Steuerberatung.
    03Welche Shops unterstützen Sie?
    Shopify, WooCommerce und Shopware. Alle drei haben eine dokumentierte Schnittstelle für Bestellungen und Kunden.
    04Was ist, wenn die KI einen Fehler macht?
    Belege gibt ein Mensch frei, bevor sie gebucht werden. Die Zahlen rechnet Code, nicht KI.
    05Ist das sicher?
    Die Daten bleiben in Ihren Systemen, Zugriff haben nur die Personen, die Sie bestimmen. Bei personenbezogenen Daten halten wir die DSGVO ein.
    06Wie lange dauert die Einrichtung, und was kostet sie?
    Das sagen wir nach der Bestandsaufnahme, wenn wir sehen, was Sie verbinden möchten. Den Preis erhalten Sie vorab.

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