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    KI-Automatisierung

    E-Rechnungspflicht 2027: Was Sie jetzt tun müssen

    In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen schon empfangen können. Ab 2027 oder 2028 müssen sie diese auch ausstellen. Wir erklären, was für Sie gilt und was Sie vorbereiten sollten.

    Kurzes Gespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.

    Für wen

    Für Unternehmen und Selbstständige in Deutschland, denen Rechnungen heute als PDF per E-Mail oder auf Papier zugehen. Auch wenn Sie nur Rechnungen empfangen und selbst kaum welche schreiben, betrifft Sie die Pflicht.

    Für Unternehmen in Österreich fassen wir weiter unten zusammen, wo die E-Rechnung heute Pflicht ist und wo nicht.

    Woran es hakt

    • „Ich weiß nicht, ob und ab wann mich die E-Rechnungspflicht betrifft.“
    • „Meine Rechnungen kommen als PDF. Ich tippe die Daten in die Buchhaltung ab. Was ändert sich?“
    • „Ich weiß nicht, was ich vor 2027 vorbereiten muss und wen ich fragen soll.“

    So funktioniert es

    1. 1

      Kostenlose Bestandsaufnahme.

      In einem kurzen Gespräch klären wir, welche Programme Sie nutzen und wie Rechnungen heute bei Ihnen ein- und ausgehen.

    2. 2

      Vorschlag und Preis vorab.

      Wir sagen Ihnen, was sich automatisieren lässt. Den Preis erhalten Sie, bevor wir etwas vereinbaren.

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      Anbindung an Ihre Programme.

      Eingehende Rechnungen werden ausgelesen und in Ihr Buchhaltungsprogramm übernommen. Sie wechseln keine Software. Wir binden uns an die Programme an, die Sie schon nutzen.

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      Sie geben frei.

      Jeder Beleg läuft vor der Buchung über Sie.

    Was bei Ihnen bleibt

    • Beim Hersteller Ihrer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware nachfragen, ob sie E-Rechnungen erstellen und lesen kann. Wir erstellen keine E-Rechnungen und ersetzen keine Rechnungssoftware.
    • Ein Postfach festlegen, über das Sie E-Rechnungen empfangen.
    • Jeden Beleg freigeben, bevor er gebucht wird.
    • Steuerliche Fragen mit Ihrer Steuerberatung klären. Die Zahlen auf dem Beleg rechnet Code, nicht KI.

    Deutschland: Das gilt für B2B-Rechnungen

    1. Das Wachstumschancengesetz hat § 14 UStG neu gefasst. Für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine E-Rechnung zu verwenden. Private Endverbraucher sind nicht betroffen.
    2. Empfang seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht nach Angabe des Bundesfinanzministeriums bereits ein E-Mail-Postfach.
    3. Ausstellung bis Ende 2026: Sie dürfen noch eine sonstige Rechnung ausstellen. Papier geht immer. Ein PDF per E-Mail ist nur mit Zustimmung des Empfängers erlaubt.
    4. Ausstellung 2027: Die Übergangsfrist verlängert sich bis Ende 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz bis zu 800.000 Euro beträgt. Wer im Vorjahr mehr umgesetzt hat, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.
    5. Ausstellung ab 1. Januar 2028: Danach gilt die Pflicht für alle Unternehmen bei Umsätzen an andere inländische Unternehmen.
    6. EDI: Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf noch bis Ende 2027 verwendet werden.
    7. Die Übergangsregeln entscheidet der Rechnungsaussteller. Als Empfänger können Sie aber einen Vertragspartner wählen, der noch Papier schickt.

    Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand: März 2026)

    Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?

    • Seit 2025 ist eine E-Rechnung nur eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF fällt nicht mehr darunter.
    • XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne PDF-Ansicht. Dafür brauchen Sie einen Viewer, um sie lesbar zu machen.
    • ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ab Version 2.0.1 erfüllt es die Anforderungen, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
    • Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sind seit der Einführung die strukturierten XML-Daten maßgebend, nicht die PDF-Ansicht.
    • Die Finanzverwaltung bietet einen kostenlosen E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal an.

    Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand: März 2026)

    Ausnahmen

    • Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro Bruttobetrag.
    • Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
    • Leistungen von Kleinunternehmern.
    • Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, zum Beispiel viele Vereine.
    • Bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
    Die Liste ist verkürzt. Ob eine Ausnahme auf Ihren Fall passt, klärt Ihre Steuerberatung.

    Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand: März 2026)

    Aufbewahrung

    Nach § 14b UStG müssen Sie ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Eine Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems ist umsatzsteuerlich nach Angabe des Bundesfinanzministeriums regelmäßig kein Verstoß. Die GoBD bleiben für Ihre Buchführung trotzdem maßgebend.

    Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand: März 2026)

    Österreich: Wo gilt eine E-Rechnungspflicht?

    • Rechnungen an den Bund: Lieferanten und Dienstleister von Bundesdienststellen müssen Rechnungen seit 1. Jänner 2014 in elektronisch strukturierter Form einbringen. Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert.
    • Übermittlung: über das Unternehmensserviceportal (USP, Registrierung nötig) oder über PEPPOL. Als Formate nennt die Seite e-Rechnung.gv.at ebInterface und UBL.
    • Länder und Gemeinden: Für deren Vertragspartner besteht derzeit keine Pflicht, Rechnungen elektronisch einzubringen.
    • B2B zwischen Unternehmen: Nach der Wirtschaftskammer kennt das Umsatzsteuerrecht keine Pflicht für den Leistenden, elektronische Rechnungen auszustellen. Der Empfänger muss einer elektronischen Rechnung zustimmen (§ 11 Abs. 2 UStG).
    • Ausblick: Für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU sollen Papier- und PDF-Rechnungen laut Wirtschaftskammer ab 1. Juli 2030 nicht mehr zulässig sein.
    Wir haben keine Quelle gefunden, die eine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht in Österreich belegt, und behaupten deshalb keine. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei der Wirtschaftskammer oder Ihrer Steuerberatung.

    Quelle: Unternehmensserviceportal (USP) – e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung, e-Rechnung.gv.at – Übermittlung an den Bund, Wirtschaftskammer Österreich – Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnung, Wirtschaftskammer Österreich – E-Rechnung in der EU ab 2030

    Was Sie vorbereiten sollten

    1. Empfang sicherstellen. Legen Sie ein Postfach fest, über das E-Rechnungen eintreffen, und sagen Sie Ihrem Team, wo sie abgelegt werden.
    2. Software prüfen. Fragen Sie den Hersteller Ihrer Buchhaltung, ob sie XRechnung und ZUGFeRD erstellen und lesen kann.
    3. Vorjahresumsatz prüfen. Er entscheidet, ob für Sie 2027 oder erst 2028 die Ausstellungspflicht beginnt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres.
    4. Lesbar machen. Für XRechnungen brauchen Sie einen Viewer. Das ELSTER-Portal bietet einen kostenlosen an.
    5. Archivieren. Legen Sie fest, wo Rechnungen acht Jahre unverändert liegen.

    Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand: März 2026)

    Häufige Fragen

    01Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
    Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027.
    02Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen?
    Hatten Sie im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz, ab dem 1. Januar 2027. Bei bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2028.
    03Ist ein PDF per E-Mail noch eine E-Rechnung?
    Nein. Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr. Während der Übergangsfristen darf es mit Zustimmung des Empfängers weiter verwendet werden.
    04Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
    XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate erfüllen die Anforderungen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
    05Gilt die Pflicht auch in Österreich?
    Für Rechnungen an den Bund ja, seit 2014. Eine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen haben wir nicht gefunden und behaupten sie deshalb nicht. Der Empfänger muss einer elektronischen Rechnung zustimmen.
    06Was kostet die Automatisierung des Rechnungseingangs?
    Das sagen wir Ihnen nach dem kostenlosen Gespräch, wenn wir sehen, was Sie automatisieren möchten. Vorschlag und Preis erhalten Sie vorab.

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