KI-Automatisierung

E-Mail-Automatisierung für Unternehmen

E-Mails werden sortiert, Anhänge abgelegt und für häufige Fragen liegt eine Antwort zum Absenden bereit.

Kurzes Gespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.

Für wen

Für Unternehmen, bei denen täglich viele E-Mails mit Anfragen, Bestellungen und Rechnungen im Anhang eingehen und das Wichtige schwer zu finden ist. Auch dann, wenn Anfragen erst beantwortet werden, sobald jemand zum Postfach kommt.

Woran es hakt

E-Mails stauen sich, das Wichtige zu finden kostet Zeit.
Anhänge wie Rechnungen müssen von Hand abgelegt und abgetippt werden.
Anfragen werden erst beantwortet, wenn jemand zum Postfach kommt.

So funktioniert es

1
Kurzes Gespräch: Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich in Ihrem Postfach automatisieren lassen.
2
Sie erhalten Vorschlag und Preis vorab, bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen.
3
Wir binden uns an die Programme an, die Sie bereits nutzen. Sie müssen nichts wechseln.
4
Eingehende E-Mails werden sortiert und Anhänge abgelegt.
5
Für häufige Fragen bereiten wir eine Antwort zum Absenden vor.

Was bei Ihnen bleibt

Jede Antwort geht vor dem Versand über Sie. Angebote und Rechnungen gibt ein Mensch frei.
Zahlen (Beträge, Daten) berechnet Programmcode, nicht die KI.
Sie bestimmen, wer Zugriff auf das Postfach und die Daten hat.

Datenschutz und DSGVO

Die Daten bleiben in Ihren Systemen, Zugriff haben nur Personen, die Sie festlegen. Das ist unser Grundsatz bei jeder Anbindung, keine Zertifizierung.

E-Mails enthalten oft personenbezogene Daten. Wo wir dafür Dienstleister oder KI-Dienste einsetzen, klären wir mit Ihnen vorab, welche Daten dorthin gelangen und wie die Verarbeitung vertraglich geregelt wird (bei Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO per Vertrag). Ob Ihre Datenschutzhinweise angepasst werden müssen, besprechen Sie am besten mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Quelle: Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) – EUR-Lex

Aufbewahrung von E-Mails

Geschäftsbriefe und Rechnungen, die per E-Mail kommen, können steuerlich aufbewahrungspflichtig sein. In Deutschland sind Handels- und Geschäftsbriefe nach § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre. Welche E-Mails darunter fallen, klärt Ihre Steuerberatung. Wir richten die Ablage so ein, dass Anhänge geordnet und auffindbar bleiben.

Quelle: § 147 AO – Gesetze im Internet

Häufige Fragen

01Antwortet die KI selbstständig auf E-Mails?

Nein. Sie bereitet eine Antwort zum Absenden vor, und Sie senden sie ab.

02Muss ich mein E-Mail-Programm oder andere Software wechseln?

Nein. Wir binden uns an die Programme an, die Sie bereits nutzen.

03Was, wenn die KI einen Fehler macht?

Rechnungen und Angebote gibt vor dem Versand ein Mensch frei. Zahlen berechnet Programmcode, nicht die KI.

04Ist das datenschutzkonform?

Die Daten bleiben in Ihren Systemen, Zugriff haben nur Personen, die Sie festlegen. Bei personenbezogenen Daten halten wir die DSGVO ein und klären die Verarbeitung vorab mit Ihnen.

05Wie lange dauert die Einrichtung?

Das sagen wir Ihnen nach der Erstberatung, wenn wir wissen, was genau automatisiert werden soll.

06Was bekomme ich in der kostenlosen Erstberatung?

Ein kurzes Gespräch, in dem wir Ihnen 3 Dinge zeigen, die sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lassen. Vorschlag und Preis erhalten Sie vorab.

Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie mit Abtippen verlieren

Kostenloses Kurzgespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.