KI-Automatisierung

Dokumente digitalisieren und archivieren, ganz automatisch

Belege aus Papier, E-Mail und Handy werden gelesen, einheitlich benannt und richtig abgelegt. Sie finden sie in Sekunden.

Kurzes Gespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.

Für wen

Für Unternehmen, in denen sich Belege in E-Mails, Ordnern und Verzeichnissen mit Namen wie „neu_final2“ stapeln. Sinnvoll, wenn bei Ihnen jemand Dateien von Hand benennt, sortiert und sucht.

Woran es hakt

Ein Beleg kommt per E-Mail, auf Papier oder als Handyfoto, und jemand muss ihn von Hand benennen und ablegen.
Wenn eine alte Rechnung oder ein Vertrag gebraucht wird, wird im Postfach und in Ordnern gesucht.
Daten aus dem Beleg werden von Hand in die Buchhaltung übertragen.

So funktioniert es

1
Der Beleg gelangt ins System: aus einem E-Mail-Anhang, einem Scan oder einem Foto vom Handy.
2
Ein Programm liest den Text und erfasst die Grunddaten: Lieferant, Nummer, Datum, Betrag.
3
Der Beleg wird nach einer einheitlichen Regel benannt und im passenden Ordner oder in dem System abgelegt, das Sie bereits nutzen.
4
Bei Rechnungen werden die Daten für die Buchhaltung vorbereitet, zum Beispiel für DATEV, Lexware Office oder sevDesk.
5
Unklares oder Unleserliches wird markiert und einem Menschen überlassen.

Was bei Ihnen bleibt

Sie geben Rechnungen und Belege frei, bevor sie verbucht werden.
Sie legen fest, wer auf welche Belege zugreifen darf.
Sie beurteilen markierte Ausnahmen: unleserlicher Scan, Beleg ohne klare Art.
Zahlen und Summen berechnet Programmcode, nicht die KI.

Digitalisieren und archivieren: worum es geht

Digitalisieren heißt, Papier oder Foto in ein durchsuchbares Dokument zu verwandeln.
Archivieren heißt, einen Beleg so abzulegen, dass er auch nach Jahren auffindbar ist.
Wir richten den Belegfluss und die einheitliche Benennung für Sie ein.
Aufbewahrungsfristen und die Frage, ob eine elektronische Kopie genügt, beantworten Ihre Steuerberatung oder Ihre Rechtsberatung. Wir bewerten sie nicht und zertifizieren nichts.

Was sich verarbeiten lässt

Eingangsrechnungen als PDF per E-Mail, Scan oder Foto.
Verträge und Bestellungen: Benennung und Ablage am richtigen Ort.
Anhänge aus E-Mails: Sie landen in Ordnern, statt im Postfach zu bleiben.

Aufbewahrung in Deutschland: § 147 AO und GoBD

Die folgenden Angaben fassen den Gesetzestext zusammen. Für Ihren Einzelfall entscheidet Ihre Steuerberatung.

Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse: 10 Jahre.
Buchungsbelege: 8 Jahre (seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, früher 10 Jahre).
Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen: 6 Jahre.
Unterlagen dürfen unter bestimmten Bedingungen als Wiedergabe auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden. Die Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen, während der ganzen Frist verfügbar sein, jederzeit lesbar gemacht werden können und maschinell auswertbar sein.
Bei einer Außenprüfung kann das Finanzamt Zugriff auf die gespeicherten Daten verlangen.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) hat das Bundesfinanzministerium zuletzt im Juli 2025 aktualisiert.

„Revisionssicher“ ist kein gesetzlich definierter Begriff, und wir vergeben kein Zertifikat. Wir richten Ablage und Benennung sauber ein. Ob Ihr Gesamtverfahren (Verfahrensdokumentation, Software) die GoBD erfüllt, prüft Ihre Steuerberatung.

Quelle: § 147 AO – Gesetze im Internet, Deloitte Tax News – BMF-Aktualisierung der GoBD (14.07.2025)

Aufbewahrung in Österreich: § 132 BAO

Bücher und Aufzeichnungen samt den zugehörigen Belegen sind nach § 132 BAO sieben Jahre aufzubewahren.
Die Frist kann länger laufen, solange die Unterlagen für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind.
Auch hier gilt: Die Details für Ihr Unternehmen klärt Ihre Steuerberatung.

Quelle: RIS – Bundesabgabenordnung (BAO), § 132

Warum gerade jetzt: E-Rechnung

In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Bereich seit dem 1. Januar 2025 empfangen können.
Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag; alle übrigen Unternehmen ab 1. Januar 2028.
Geordnete Belege sind eine gute Grundlage, bevor diese Fristen greifen.
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, nicht bloß ein PDF. Wie Sie sie aufbewahren, klärt Ihre Steuerberatung.

Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur obligatorischen E-Rechnung

Häufige Fragen

01Was bedeutet Dokumente digitalisieren?

Papierbelege und Fotos werden in Dateien verwandelt, in denen man suchen kann. Den Beleg müssen Sie dann nicht mehr im Ordner suchen.

02Wie lange muss ich Buchhaltungsunterlagen aufbewahren?

In Deutschland nach § 147 AO in der Regel 8 Jahre für Buchungsbelege, 10 Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse und 6 Jahre für Geschäftsbriefe. In Österreich nennt § 132 BAO sieben Jahre. Die genaue Frist für Ihr Unternehmen bestätigt Ihre Steuerberatung. Wir sorgen dafür, dass Belege gespeichert und auffindbar bleiben.

03Darf ich elektronisch archivieren?

Unter bestimmten Bedingungen ja. Die elektronische Wiedergabe muss mit dem Original übereinstimmen und während der Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar bleiben. Fragen Sie Ihre Steuerberatung, was für welche Belegart gilt. Wir sorgen dafür, dass der Beleg gespeichert, benannt und auffindbar ist.

04Muss ich meine Buchhaltungssoftware wechseln?

Nein. Wir binden uns an die Programme an, die Sie bereits nutzen.

05Ist das datenschutzkonform?

Die Daten bleiben in Ihren Systemen, Zugriff haben nur Personen, die Sie festlegen. Das ist unser Grundsatz, keine Zertifizierung. Bei personenbezogenen Daten halten wir die DSGVO ein.

06Was, wenn das Programm einen Beleg falsch liest?

Ein Mensch gibt den Beleg frei, bevor er verbucht wird. Zahlen berechnet Programmcode, nicht die KI.

Finden Sie heraus, wie viel Zeit Sie mit Abtippen und Suchen verlieren

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