KI-Automatisierung

KI-Telefonassistent für Ihr Unternehmen

Auch das Telefon kann ein KI-Assistent annehmen. Olívia in MôjLekár.app nimmt bis zu 8 Anrufe gleichzeitig an.

Kurzes Gespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.

Für wen

Für Unternehmen und Betriebe, in denen Anfragen erst beantwortet werden, wenn jemand zum Telefon oder zum Postfach kommt.

Woran es hakt

Anfragen werden erst beantwortet, wenn jemand zum Telefon oder zum Postfach kommt.
Wenn das Telefon mehrfach gleichzeitig klingelt, kann eine Person nicht alle Anrufe annehmen.
Was der Anrufer möchte, muss nach dem Gespräch von Hand notiert werden.

Wer eine Anfrage innerhalb einer Stunde beantwortet, erreicht die entscheidende Person etwa 7-mal häufiger. 23 % der Unternehmen haben gar nicht geantwortet. (Harvard Business Review, USA, 2011; allgemeine Zahl zu Anfragen in den USA, nicht zu Telefonanrufen.)

So funktioniert es

1
Kurzes Gespräch: Wir klären, welche Anrufe bei Ihnen am häufigsten eingehen, und zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.
2
Vorschlag und Preis erhalten Sie vorab, erst danach entscheiden Sie.
3
Wir stimmen den Assistenten auf Ihre üblichen Anrufe ab und binden ihn an die Programme an, die Sie bereits nutzen. Welche Anbindungen genau, legen wir nach der Erstberatung fest.
4
Was der Assistent nicht klären kann, verbindet er mit Ihnen. Die Regeln dafür legen wir gemeinsam fest.
5
Eine Abschrift des Gesprächs steht Ihnen zur Verfügung.

Was bei Ihnen bleibt

Sie bestimmen, was der Assistent erledigen darf und was er an Sie weiterleitet.
Angebote und Rechnungen gibt vor dem Versand ein Mensch frei; Zahlen berechnet Programmcode, nicht die KI.
Entscheidungen und fachliche Beratung bleiben bei Menschen.

In der Praxis erprobt: Olívia in MôjLekár.app

Olívia ist die KI-Assistentin in unserer Anwendung MôjLekár.app. Die Anwendung nutzen Arztpraxen in der Slowakei.

Laut der öffentlichen Seite der Anwendung kann Olívia:

8 Anrufe gleichzeitig bearbeiten
ein natürliches Gespräch führen und Aufgaben direkt im System erledigen
einen freien Termin finden und den Patienten eintragen
eine Anfrage für Dauermedikation entgegennehmen und als fertigen Antrag im System vorbereiten
Informationen von der Website der Praxis lesen und über Änderungen informieren
ausschließlich Verwaltung erledigen, ohne Diagnosen oder medizinische Ratschläge
bei einem akuten Problem das Gespräch sofort an eine Pflegekraft in der Praxis weiterleiten
zu jedem Anruf eine wörtliche Abschrift liefern

Quelle: MôjLekár.app – Sestra Olívia

Hinweispflicht: Anrufer müssen wissen, dass sie mit einer KI sprechen

Nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung müssen Menschen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System sprechen, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und wurde nicht verschoben. Wir bauen daher einen klaren Hinweis zu Beginn des Gesprächs ein.

Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) – EUR-Lex, Gibson Dunn – EU AI Act Omnibus Agreement (Einordnung der Fristen)

Gespräche aufzeichnen oder abschreiben: DSGVO und Einwilligung

Werden Anrufe aufgezeichnet oder transkribiert, müssen Sie das rechtlich sauber lösen. In Deutschland kann das unbefugte Aufnehmen des nicht öffentlich gesprochenen Wortes strafbar sein (§ 201 StGB). In der Praxis heißt das: Anrufer werden zu Beginn informiert, und für die Aufzeichnung wird eine Rechtsgrundlage nach DSGVO benötigt, meist die Einwilligung. In Österreich gelten eigene Vorschriften, die wir ebenfalls berücksichtigen.

Wir richten Hinweis, Einwilligung und Datenschutz gemeinsam mit Ihnen ein, bevor es losgeht. Die rechtliche Bewertung für Ihren Fall nimmt Ihre Rechtsberatung oder Ihr Datenschutzbeauftragter vor.

Die Daten bleiben in Ihren Systemen, Zugriff haben nur Personen, die Sie festlegen. Das ist unser Grundsatz, keine Zertifizierung.

Quelle: § 201 StGB – Gesetze im Internet, Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) – EUR-Lex

Häufige Fragen

01Kann ein KI-Assistent das Telefon anstelle eines Menschen annehmen?

Olívia in MôjLekár.app nimmt bis zu 8 Anrufe gleichzeitig an und erledigt die Verwaltung der Praxis. Schriftliche Fragen auf der Website übernimmt ein KI-Chatbot. Für Ihr Unternehmen stimmen wir den Assistenten auf Ihre üblichen Anrufe ab.

02Was, wenn der Anrufer einen Menschen sprechen möchte?

Olívia leitet bei einem akuten Problem das Gespräch sofort an eine Pflegekraft weiter. Die Regeln zur Weiterleitung legen wir für Ihr Unternehmen gemeinsam fest.

03Wird das Gespräch aufgezeichnet? Wie sieht es mit der DSGVO aus?

Aufzeichnung, Einwilligung des Anrufers und Datenschutz richten wir gemeinsam mit Ihnen ein, bevor es losgeht. Anrufer erfahren außerdem zu Beginn, dass sie mit einer KI sprechen.

04Was, wenn die KI etwas Falsches sagt?

Der Assistent erledigt nur, was Sie festlegen. Zahlen berechnet Programmcode, nicht die KI, und Angebote oder Rechnungen gibt ein Mensch frei.

05Muss ich Programme wechseln?

Nein. Wir binden uns an die Programme an, die Sie bereits nutzen. Ob beim Telefon etwas geändert werden muss, sagen wir nach der Erstberatung.

06Was kostet das und wie lange dauert die Einrichtung?

Vorschlag und Preis erhalten Sie vorab. Die Dauer der Einrichtung nennen wir nach der Erstberatung.

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