Grew Studio

    KI-Automatisierung

    Eingangsrechnungen automatisch erfassen

    Rechnungen aus E-Mail oder PDF werden ausgelesen und in Ihr Buchhaltungsprogramm übernommen. Sie geben sie nur frei.

    Kurzes Gespräch. Wir zeigen Ihnen 3 Dinge, die sich automatisieren lassen.

    Für wen

    Für Unternehmen und Selbstständige in Deutschland und Österreich, denen mehr Rechnungen zugehen, als sie gern abtippen, und die mit DATEV, Lexware Office, sevDesk oder BMD buchen. Auch geeignet, wenn Ihre Steuerberatung jeden Monat einen Stapel Belege von Ihnen bekommt.

    Woran es hakt

    • „Ich tippe die Daten jeder Rechnung von Hand in die Buchhaltung.“
    • „Rechnungen kommen per E-Mail, als PDF und auf Papier. Irgendetwas geht immer verloren.“
    • „Beim Abtippen vertue ich mich bei Betrag oder IBAN und suche den Fehler später.“

    So funktioniert es

    1. 1

      Die Rechnung kommt zu uns.

      Das kann eine E-Mail mit Anhang, ein PDF oder ein gescannter Beleg sein.

    2. 2

      Die Daten werden ausgelesen.

      Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Positionen und Beträge werden aus dem Beleg gelesen.

    3. 3

      Code prüft die Zahlen.

      Summen und Umsatzsteuer rechnet Code, nicht KI. Passt etwas nicht zusammen, wird der Beleg markiert.

    4. 4

      Ein Buchungsvorschlag entsteht.

      Sie sehen Beleg und ausgelesene Daten nebeneinander.

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      Nach Ihrer Freigabe wird gebucht

      in DATEV, Lexware Office oder sevDesk, über deren offizielle Schnittstellen. Bei BMD klären wir den Weg im Gespräch.

    Was bei Ihnen bleibt

    • Den Beleg vor der Buchung freigeben. Nichts wird ohne Ihre Freigabe gebucht.
    • Über Belege entscheiden, die das System als abweichend markiert.
    • Festlegen, wer in Ihrem Team Zugriff auf die Automatisierung hat. Die Daten bleiben in Ihren Systemen, Zugriff haben nur die Personen, die Sie bestimmen.
    • Steuerliche Einordnung und Kontierung mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

    Woran wir uns anbinden

    • DATEV: über Schnittstellen aus dem DATEV Developer Portal. Dort gibt es zum Beispiel ein Produkt, das digitale Belege direkt aus einer Anwendung über das DATEV-Rechenzentrum an die Steuerberatung überträgt. Der Zugang setzt ein Abonnement im Developer Portal voraus. Welcher Weg bei Ihnen passt, klären wir im Gespräch.
    • Lexware Office (früher lexoffice): über die öffentliche API mit Belegen und Datei-Upload. Der Zugriff läuft über einen API-Schlüssel aus Ihrem Konto.
    • sevDesk: über die API, die zum Beispiel Belege, Rechnungen und Kontakte umfasst. Der Zugriff läuft über einen API-Token aus Ihrem Konto.
    • BMD (Österreich): BMD bietet den Import von Buchungsdateien in NTCS. Welcher Weg für Ihre Version passt, klären wir im Gespräch.
    • Sie wechseln Ihre Programme nicht. Wir binden uns an die an, die Sie schon nutzen.

    Quelle: DATEV Developer Portal – API-Produkte, Lexware Office – Public API, sevDesk – API, BMD – Buchungsimport in NTCS

    E-Rechnungen und Archivierung

    Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, nicht ein einfaches PDF. Beim Archivieren gilt: Nach § 14b UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil unversehrt im Originalformat. Die GoBD bleiben für Ihre Buchführung maßgebend.

    Welches Archiv Sie nutzen, bleibt Ihre Entscheidung. Eine GoBD-Zertifizierung für unsere Automatisierung behaupten wir nicht. Wir lesen Belege aus und übergeben sie an Ihr Buchhaltungsprogramm. Die Aufbewahrung regeln Sie mit Ihrer Steuerberatung.

    Quelle: Bundesfinanzministerium – Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand: März 2026)

    Häufige Fragen

    01Was heißt, Eingangsrechnungen automatisch zu erfassen?
    Eine Rechnung, die per E-Mail oder als PDF eintrifft, wird ausgelesen. Die Daten werden für die Buchung vorbereitet. Sie prüfen und geben frei.
    02In welche Programme lässt sich ein Beleg übernehmen?
    In DATEV, Lexware Office und sevDesk, jeweils über die offiziellen Schnittstellen. Für BMD klären wir den Weg im Gespräch.
    03Muss ich mein Buchhaltungsprogramm wechseln?
    Nein. Wir binden uns an das Programm an, das Sie schon nutzen.
    04Was ist, wenn sich die KI irrt?
    Der Beleg läuft über Sie, bevor er gebucht wird. Die Zahlen rechnet Code, nicht KI.
    05Ist das GoBD-konform?
    Wir sind nicht GoBD-zertifiziert und behaupten das nicht. Die Daten bleiben in Ihren Systemen, die Archivierung regeln Sie mit Ihrer Steuerberatung. Bei personenbezogenen Daten halten wir die DSGVO ein.
    06Wie lange dauert die Einrichtung, und was kostet sie?
    Das sagen wir Ihnen nach der kostenlosen Bestandsaufnahme, wenn wir sehen, was Sie automatisieren möchten. Vorschlag und Preis erhalten Sie vorab.

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